ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK UNIVERSITAS SURYADARMA JAKARTA
Akika Faminza
Jurusan Manajemen Informatika, Fakultas Ilmu Komputer
Universitas Gunadarma
Jl. Margonda Raya No. 100 Pondok Cina, Depok 16424
Akikafaminza@yahoo.com
ABSTRAKSI
UNIVERSITAS SURYADARMA merupakan Univesitas yang ada di Jakarta dalam pengolahan seluruh data dan kebutuhan informasi baik untuk kebutuhan internal maupun eksternal sampai saat ini masih dilakukan secara manual , sehingga kinerja sistem administrasi dan yang lainnya belum optimal., pada hal kemajuan industri dan perusahaan bisnis menuntut penataan seluruh sistem yang cermat, cepat, dan canggih. Untuk mengatasi permasalahan yang dihadapi oleh UNIVERSITAS SURYADARMA sehingga kebutuhan layanan informasi bagi manajemen maupun pengguna informasi lainnya dapat diperoleh secara optimal maka penulis mengusulkan Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akademik pada UNIVERSITAS SURYADARMA yang meliputi pendaftaran ulang mahasiswa , pengelolahan data nilai, penjadwalan kuliah dan lain sebagainya dalam bentuk implementasi prototipe antar muka yang akan diolah menjadi lebih cepat dan tepat waktu, akurat, penghematan ruang penyimpanan data (memori) dan mengurangi penumpukan arsip yang tidak perlu, selain itu ada satu keunggulan lain yang tidak kalah penting yaitu bentuk laporan data yang memiliki tingkat kualitas yang tinggi, hal ini disebabkan karena komputer dapat memberikan hasil cetakan yang lebih baik. Dengan sistem ini diharapkan juga kinerja staff dan karyawan UNIVERSITAS SURYADARMA menjadi lebih baik dan dapat memberikan pelayanan yang terbaik kepada mahasiswa.
Kata Kunci : Analisis dan Perancangan ,Sistem Informasi, Sistem Akademik, Prototipe antarmuka
PENDAHULUAN
- LATAR BELAKANG MASALAH
Pada saat itu kualitas sebuah sistem kehidupan tertentu, akan ditentukan oleh kemampuannya mengolah komunikasi tersebut, yang secara khusus pula berarti kemampuannya dalam memiliki teknologi komputer yang terbaik. Beberapa hal yang dimiliki teknologi computer sehingga masa depan sangat tergantung kepadanya adalah: Kecepatan proses(kerja); Semakin besar atau semakin rumit sebuah system akan semakin lama waktu yang dibutuhkan untuk menjalankannya (melakukan proses-proses didalamnya) Sedang perkembangan sebuah sistem, berarti penambahan factor kerumitan/proses di dalamnya. Untuk itu kecepatan proses pengerjaan menjadi sangat penting artinya untuk sebuah sistem yang terus berkembang.
Komputer, semakin hari semakin mapan dalam menggantikan media kertas dan lemari sebagai tempat penyimpanan dan pengolahan data dengan memanfaatkan teknologi (alat) simpan elektronik. Media penyimpanan data elektronik ini, dapat menyimpan data sangat banyak dan mampu menghemat tempat penyimpanan biasa lebih dari 1 juta kali. Sebagai ilustrasi, sebuah Hard Disk 1 Giga Byte, dapat menyimpan data tulisan hampir satu lemari buku biasa. Belum lagi jika digunakan teknologi CD yang lebih canggih. Kemudahan pengaksesan dan pengelolaan data; Karena data disimpan dalam bentuk elektronis dan berbentuk sangat kecil, maka pengaksesan dan pengelolaan data menjadi sangat mudah, dantidak merepotkan.Datadapat sangat mudah dikelompokkan, dicari, dan selanjutnya dimanfaatkan. Bahkan, karena format data antara satu system dengan sistem lainnya telah sama yaitu berbentuk elektronis, maka sistem satu dapat saling tukar data dengan sistem lainnya dengan sangat mudah. Selanjutnya, dengan teknologi telepon dan ‘networking’, proses pertukaran data tersebut dapat dilakukan diantara tempat yang sangat jauh dan terjadi dengan sangat cepat.
- RUMUSAN MASALAH
Berdasarkan hasil pengamatan dan penelitian yang penulis lakukan, maka proses pengisian mata kuliah mahasiswa dan hasil studi didalam form serta pencatatan nilai ujian mahasiswa dirasakan kurang efektif, karena menyebabkan terjadinya proses kartu rencana studi dan hasil studi mahasiswa menjadi terlambat dari jadwal yang sudah ditetapkan dan sulitnya mendapatkan infomasi yang akurat secara cepat dan tepat, serta timbulnya keluhan dan ketidakpuasan dari mahasiswa dalam hal pelayanan terhadap mahasiswa.
- TUJUAN PENELITIAN
Tujuan penulisan dari tesis ini adalah:
- Mengatasi keterlambatan proses belajar mengajar dan hasil studi berbasiskan komputer.
- Mengumpulkan data-data mahasiswa dan nilai ujian dari dosen menjadi satu kesatuan didalam database, sehingga dapat diolah dan disajikan menjadi suatu infomasiyangbergunabagipengguna.
- Meningkatkan pelayanan kepada mahasiwa dalam pembuatan Penerimaan Kartu HasilStudi(KHS)
- Kartu Hasil Studi agar lebih cepat dan tepat diterima oleh Mahasiswa.
- Meningkatkan Data Nilai Mahasiswa yang sering kali tercecer atau kerangkapan data yang sering dialami oleh mahasiswa.
METODE PENULISAN
Dalam penyusunan penulisan ini, penulis menggunakan cara
pengumpulan data melalui :
- Tahapan pengumpulan data
Pada tahap ini terbagi dalam dua kelompok yaitu kelompok pustaka dan studi lapangan.
- Studi Pustaka
Studi pustaka merupakan kegiatan yang berkaitan dengan pengkajian terhadap sumber-sumber referensi untuk memperoleh landasan teori, konseptual dan praktis tentang permasalahan penelitian. Studi pustaka ini dilakukan dengan mendapatkan data dari literature berupa berupa buku, jurnal.
2. Studi Lapangan
Kegiatan studi lapangan dalam penelitian ini dilakukan melalui pengumpulan data yang berkaitan dengan permasalahan sistem informasi yang ada di lapangan. Kegiatan ini merupakan tahapan penelitian yang bertujuan untuk menggali data-data yang dibutuhkan sehubungan dengan permasalahan yang menjadi pembahasan. Data-data tersebut antara lain meliputi data dan fakta mengenai organisasi, lingkungan pengolahan data, model proses bisnis atau system kerja yang berjalan, penerapan dan pemanfaatan Sistem Informasi pada sistem berjalan dan standardisasi sistem kerja yang telah diberlakukan. Studi lapangan ini meliputi :
- Observasi atau pengamatan terhadap proses mekanisme
Sistem Informasi yang sedang berjalan di UNIVERSITAS SURYADARMA . Pada penelitian ini, penulis melaksanakan observasi secara langsung dengan mengamati bentuk-bentuk penerapan dan pemanfaatan Sistem Informasi yang telah dilaksanakan pada sistem berjalan..
- Wawancara dengan personil yang terkait dalam proses mekanisme Sistem Informasi saat ini.
Kegiatannya berupa tanya jawab maupun diskusi baik dengan pihak intem maupun ekstem terkait dengan materi penulisan agar diperoleh informasi yang akurat sehingga diharapkan dapat menjadi bahan masukkan maupun pertimbangan dalam proses penelitian..
Kemudian dirangkum sebagai dasar pemikiran, sekaligus dikaitkan dalam metodologi yang akan dilakukan, sehingga akan mendapatkan sebuah solusi pengembangan sesuai dengan kebutuhan.
HASIL DAN PEMBAHASAN
- Diagram Aktivitas Sistem Berjalan
Dalam hal ini yang dimaksud adalah aktivitas dan kegiatan objek-objek yang terkait dalam pengolahan data Nilai Ujian , pembuatan Kartu Rencana Studi, sehingga menghasilakan Kartu Hasil Studi. Diagram Use Case, aktor-aktor yang terlibat didalam system
Pembangunan sistem informasi berbasis komputer yang penulis usulkan kepada UNIVERSITAS SURYADARMA ialah mengenai sistem informasi akademik, yaitu : dengan cara membangun sebuah sistem baru dengan bentuk komputerisasi, dimana segala aspek pekerjaan yang terlibat didalamnya akan mendapatkan manfaat teknologi komputer secara optimal, meningkatkan efesiensi kerja, efektivitas, serta profesionalisme kerja para karyawan. Dengan adanya komputerisasi sistem maka diharapkan segala hambatan yang terjadi pada sistemyang lama dapat diatasi dengan baik.
Banyak keuntungan yang diharapkan oleh penulis dari pembangunan sistem yang baru. Adapun salah satu keuntungan dari penggunaan system baru adalah:
- Cepat proses kerja
- Pembuatan laporan lebih cepat,lengkap dan akurat.
Adapun Sasaran dan keuntungan dari system yang diusulkan, sebagai berikut:
- Kemudahan dan kecepatan pelayanan kepada Mahasiswa dan penggunalainnya
- Informasi mengenai data Mahasiswa lebih cepat didapat
- Media penyimpanan lebih aman
- Proses laporan lebih cepat
- Dapat meningkatkan efesiensi dan efektifitas kerja para karyawan.
2. Procedure Hirarki Proses Sistem Informasi Akademik
Berdasarkan cara menentukan kebutuhan sistem yang akan dibangun, pendekatan yang akan digunakan adalah pendekatan atas turun ( Top Down Approach) . sedangakan metodologi yang akan digunakan adalah metodologi pendekatan terstruktur (structured approach). Salah satu alat pendekatan terstruktur yang akan digunakan adalah bagan berjenjang ( hierarchy chart) yaitu bagan yang digunakan mempersiapkan penggambaran atau pemecahan diagram arus data ketingkat yang lebih bawah lagi maka digambarkan dekomposisi fungsi yang artinya adalah pemecahan suatu fungsi menjadi beberapa proses dan pemecahan proses menjadi beberapa sub proses bila memungkinkan, sehingga akhirnya akan didapatkan suatu proses yang tidak dapat dipecahlagi.
3. Perancangan prototipe antar muka
Adanya perancangan prototype antar muka ini dibuat agar pengguna (User) diberikan kemudahan dalam perekayasaan pembuatan aplikasi program. Adapun contoh bentuk prototipe antar muka yang diusulkan merupakan disain dialog pengguna untuk masing-masing proses dalam sistem informasi yang dibangun berikut sebagian Perancangan prototipe system usulan (Prototipe selengkapnya ada pada lampiran dibawah ini)
- Tampilan Menu Sistem Keamanan ( Desain Password)
Pengguna digunakan oleh User untuk mencegah orang-orang yang tidak memiliki otoritas untuk menggunakan sistem ini.
Gambar 4.6.1 Menu Tampilan Sistem Keamanan Pengguna
- Menu Utama Sistem Akademik
Menu Utama Sistem Akademik yang akan mempermudah setiap pengguna ( User) untuk melakukan setiap kegiatan yang berhubungan dengan semua pilihan yang ada didalam Menu Utama
- Tampilan fakultas (Jurusan) serta Konsentrasi
Desain tampilan fakultas (Jurusan) dan Konsentrasi digunakan untuk mempermudah user menampilkan semua jurusan yang ada di UNIVERSITAS SURYADARMA
Gambar 4..6.3 Tampilan fakultas (Jurusan) serta Konsentrasi
- Desain tampilan berdasarkan kode fakultas (Jurusan)
Digunakan untuk menampilkan berdasarkan kode Jurusan sesuai dengan permintaan pengguna
Gambar 4..6.4 Tampilan berdasarkan kode fakultas (Jurusan)
- Desain Tampilan Biodata Mahasiswa
Desain Biodata Mahasiswa ini digunakan untuk pengisian Biodata mahasiswa
Gambar 4. 6.5 Tampilan Biodata Mahasiswa
- Desain Daftar Mata Kuliah dan Dosen
Desain Daftar Mata Kuliah dan Dosen untuk menampilkan daftar mata kuliah berdasarkan jurusan sesuai dengan program studi
Gambar 4..6.6 Tampilan Daftar Mata Kuliah dan Dosen Perjurusan
( Program Studi)
- Tampilan Isian Kartu Rencana Studi
Desain tampilan Isian Kartu Studi ini digunakan untuk menentukan mata kuliah dan jumlah sks yang diambil oleh mahasiswa selama satu semester yang akan berjalan.
Gambar 4. 6.7 Tampilan Isian Kartu Rencana Studi
( Program Studi Manajemen Informatika)
- Tampilan Pengisian Kartu Rencana Studi
Setelah mahasiswa melakukan Daftar Ulang maka mahasiswa tersebut wajib mengisi Kartu Rencana Studi maka mahasiswa mengikuti perkuliahan
4.6.8 Tampilan Pengisian Kartu Rencana Studi
- Tampilan Pencetakan Kartu Hasil Studi
Setelah mahasiswa mengisi Kartu Rencana Studi maka mahasiswa mengikuti perkuliahan dan diwajibkan untuk menempuh ujian , dan Dosen berhak untuk memberikan Nilai kepada mahasiswa. Maka dilakukan pencetakan Kartu Hasil Studi sebagai bukti mahasiswa tersebut telah mengikuti perkuliahan dengan baik dan benar.
Gambar 4.6.9 Tampilan Pencetakan Kartu Hasil Studi
( Program Studi Manajemen Informatika)
- Tampilan Kartu Hasil Studi
Kartu Hasil Studi terdiri dari 3 rangkap , rangkap 1 diberikan
kepada mahasiswa, rangkap 2 diberikan keJurusan dan rangkap 3
digunakan sebagai arsip di BAAK
Gambar 4.6.10 Tampilan Kartu Hasil Studi
( Program Studi Manajemen Informatika)
- Tampilan Pencetakan Transkrip Nilai
Digunakan untuk mencetak Transkrip Nilai Mahasiswa secara keseluruhan akan terlihat semua mata kuliah dan nilai serta Indeks Prestasi mahasiswa akan terlihat di Transkrip Nilai
Gambar 4.6.11 Tampilan Pencetakan Transkrip Nilai
( Program Studi Manajemen Informatika)
- Tampilan Transkrip Nilai
Transkrip Nilai ini merupakan Laporan yang dimiliki oleh BAAK dan Jurusan, dimana hasil laporan ini akan digunakan untuk mahasiswa yang telah selesai masa studi atau lulus
Gambar 4.6.12 Tampilan Transkrip Nilai
( Program Studi Manajemen Informatika)
- Tampilan Report Transkrip Nilai
Report Transkrip Nilai ini merupakan Laporan yang dimiliki oleh BAAK dan Jurusan , dimana hasil laporan ini akan digunakan untuk dikirim keDIKTI karena setiap akhir semester setiap perguruan tinggi wajib melaporkan keadaan dari Mahasiswa tersebut . Laporan yang dilaporkan ke Kopertis atau DIKTI .
Gambar 4.6.13 Report Tampilan Transkrip Nilai
( Program Studi Manajemen Informatika)
DAFTAR PUSTAKA
Davis, B. Gordon.and H. Olson,Margrethe, 1985; Management Information System: Conceptual Foundations, Structure, and Development, Second Edition, McGraw-Hill: Series in Management Information System; McGraw- Hill, Inc.; USA.
Fathansyah; 1999; Basis Data; Informatika; Bandung.
Hariyanto, Bambang; 2004; Sistem Manajemen Basisdata Cet.I; Informatika; Bandung
H.M, Jogiyanto,; 1990; Analisa dan Disain Sistem Informasi; Pendekatan Terstruktur, Andy Offset; Jogyakarta
H.M, Jogiyanto,; 1995; Analisa dan Perancangan Sistem Informasi; Andy Offset; Jogyakarta
H.M., Jogiyanto; 2005; Sistem Teknologi Informasi, Andy, Jogyakarta, Irmansyah, Faried; 2003;http://www.ilmukomputer.com.
Kendall, Kenneth E.;1992; System Analysis and Design 2nd Edition; Prentice Hall; New Jersey
O’Brien,James A,2001,”Introduction to Information System”, Essential for the Internetworked E-Bussines Enterprise”, tenth edition, Mc Graw Hill. Mc Leod , R, Jr 2005 “ Managemen information System ”, Sixth Edition, Prentice Hall.
O’Brient, James A.; 2005; Pengantar Sistem Informasi : Perspektif Bisnis dan Manajerial, Edisi Keenam; Salemba Empat, Jakarta J. Glenn Brookshear; 2003; Computer Science: Suatu Pengantar Edisi ke-7; Erlangga; Jakarta
Suprianto, Aji; 2005; Pengantar Teknologi Informasi; Salemba Infotek; Jakarta.
http://www.wikipedia.org, Desember i 2009
http://www.ilmukomputer.com., September 2009
http://www.Materikuliah.com., Desember 2009
http://www.google.com., Desember 2009
0 komentar:
Posting Komentar